Henkilötietojen käsittely Kotitalousopettajien liitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten jäsen- ja sidosryhmätietorekisterissä

Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 14 artiklan mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä

(versio 8.3.2021)

1) REKISTERIN NIMI

Kotitalousopettajien liitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten jäsenrekisteri

2) REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin pitäjä on Kotitalousopettajien liitto ry (jäljenpänä KTAOL), osoite Snellmaninkatu 25 B 24, 00170 HELSINKI, sähköposti: toimisto@kotitalousopettajat.fi.

KTAOL ja kukin KTAOL:n jäsenyhdistys omien yhteyshenkilöiden osalta käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä. Luettelo KTAOL:n jäsenyhdistyksistä on KTAOL:n verkkosivuilla: yhdistykset.kotitalousopettajat.fi.

Rekisterin yhteyshenkilö KTAOL:ssa on toiminnanjohtaja Tarkko Nuutinen, sähköposti: tarkko.nuutinen@kotitalousopettajat.fi, puhelin: 045 1966 077.

Kunkin KTAOL:n paikallisyhdistyksen osalta heidän jäsenvastaavat (lähtökohtaisesti yhdistyksen puheenjohtaja tai sihteeri, muuten yhdistyksen oman päätöksen mukaisesti) saavat yhdistyksen niin päättäessä oikeuden ylläpitää ja käyttää yhdistyksen toiminnan tarkoitukseen omien jäseniensä jäsentietoja samasta tietokannasta suojatun internetyhteyden avulla. Ajantasainen tieto jäsenen oman yhdistyksen rekisterin ylläpitäjästä on kysyttävissä toiminnanjohtaja Tarkko Nuutiselta.

3) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään:

KTAOL:n ja sen jäsenyhdistysten jäsenasioiden hoitamiseen
KTAOL:n ja sen jäsenyhdistysten yhteydenpitoon toiminnan kannalta tarpeellisiin sidosryhmiin sekä
KTAOL:n ja sen jäsenyhdistysten tuottamien tilastojen ja kyselyiden toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittely rekisterissä perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Oikeutettu etu muodostuu edellä kuvattujen tehtävien hoitamisesta. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys KTAOL:oon tai sen jäsenyhdistyksiin joko jäsenenä, yhteisön/yrityksen yhteyshenkilönä tai muun sidosryhmän edustajana.

4) REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
Jäsenmaksualennuksen myöntämiseen liittyvät tiedot (esim. tieto myönnetystä alennuksesta, tieto eläkkeelle siirtymisestä)
Mahdolliset lisätiedot jäsenasioiden hoitamista varten (esim. tieto osoitteen muuttumisajankohdasta, tieto jäsenviestin lähettämisluvasta ym.)
ammatillisia tietoja (esim. koulutus)

5) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Osoitteenmuutoksen tietoja saadaan myös Posti Oyj:n osoitepalvelun kautta.

6) EVÄSTEET

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytössä ovat Google Analyticsin seurantatyökalut, jotka käyttävät evästeitä.

7) TIETOJEN KÄYTTÖ

LIITON SISÄLLÄ

Rekistereiden käyttöoikeus on jäsenrekisterin osalta rekisterin ylläpitäjän lisäksi Liiton puheenjohtajalla

YHDISTYKSISSÄ

Rekisterin sähköinen käyttöoikeus on vain niillä yhdistysten jäsenvastaavilla, joille kukin yhdistys on Liitolta ne pyytäneet. Käyttöoikeus koskee vain kunkin yhdistyksen omia jäseniä. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana.

8) TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

9) TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

10) REKISTERITIETOJEN SUOJAUS

A) Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa kaapissa KTAOL:n toimistolla. Hävitettävä aineisto silputaan asiakirjasilppurilla tunnistamattomaan muotoon ja jätehuoltoyhtiö hävittää sen.

B) Sähköinen aineisto

Jäsenrekisterin osalta tietojärjestelmästä vastaa Flo Apps Oy. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Liitolla on kaikkiin tietoihin käyttöoikeus, kullakin jäsenyhdistyksellä on vain sen jäsenet kattava käyttöoikeus, ja kullakin jäsenellä on vain hänen tietoihin tutustumis- ja muokkausoikeus. Yhteys Flo Apps Oy:n järjestelmään hoidetaan salattua internet-yhteyttä käyttäen.

10) TARKASTUSOIKEUS

11) OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

12) TIETOJEN POISTAMINEN

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan tiedot rekistereistä. Tämä tarkoittaa jäsenen ollessa kyseessä eroa liitosta ja paikallisyhdistyksestä.

Jäsentiedot poistetaan automaattisesti jäsenen kuoleman yhteydessä. Jos ero tapahtuu jättämällä jäsenmaksu maksamatta, tiedot säilytetään kaksi vuotta siltä varalta, että jäsen haluaa liittyä uudestaan. Muuten jäsenhistoriatiedot menetetään.

Tiedot jäsenrekisterissä kuitenkin säilytetään niiltä osin mitä muissa määräävissä laeissa ja asetuksissa määrätään tietojen säilytysajaksi. Lisäksi historiatietona säilytetään liiton ja yhdistysten myöntämät muistamiset sekä tiedot henkilöistä, jotka ovat olleet liiton tai sen paikallisyhdistysten vastuullisissa tehtävissä tai muutoin merkittävässä asemassa.

Liiton kotisivujen lomakkeilla lähetetyt tiedot poistetaan sivustolta 90 päivän kuluessa niiden lähetyksestä.

13) TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Sisällön viimeisin päivityspäivämäärä lukee tekstin alussa.